Interviu cu Cătălin Tănăsescu, VP Business Development, despre cum pot instituțiile publice să centralizeze toate datele într-o singură platformă, să reducă costurile cu infrastructura și facilitățile și să implementeze conceptul de GHIȘEU VIRTUAL.

În prezent, peste 4.000.000 de utilizatori Archibus din toată lumea economisesc împreună mai mult de 100 miliarde USD în fiecare an pentru propriile organizații. Archibus este furnizorul Nr.1 în lume al soluțiilor pentru Real Estate, Infrastructură și Facility Management. Disponibil în 190 de țări și în peste 30 de limbi, Archibus este susținut prin intermediul unei rețele globale ce cuprinde peste 1.600 de specialiști. Mai mult de 16.000 de organizații din domenii precum Real Estate, Petrol și Gaze, Telecomunicații, Utilități, Sectorul Public, Finanțe, Retail, Transporturi, Sănătate, utilizează soluțiile Archibus pentru a-și reduce costurile cu infrastructura și facilitățile.

Ce soluții propune compania ARCHIBUS instituțiilor publice?

Dorim sa îmbunătățim prin ceea ce știm să facem cel mai bine, prin Software, viața cetățeanului, implicit a fiecăruia dintre noi și să ajutăm la digitalizarea relației dintre stat și cetățean. Avem deja 20 de ani de experiență acumulată în proiecte de succes în mediul de business privat, implementate pentru companii mari din România sau companii globale. Putem aduce această experiență, best-practice cum îl numim noi, în proiecte cu instituții ale statului, cu numeroase beneficii, atât pentru instituții, cât și pentru cetățean. Noi la ARCHIBUS ne gândim că în secolul 21 orice acțiune cu cetățeanul poate fi electronică și ne-am dori să aducem interacțiunea dintre instituțiile statului (primării, direcții de taxe și impozite, ministere etc.) și cetățeni sau contractori la acest nivel digital performant.

 

Concret, ce face softul ARCHIBUS pentru a digitaliza instituțiile statului și ce implementări oferiți?
Câteva dintre implementările pretabile pentru autoritățile publice care pot aduce România în era digitalizării și a soluțiilor smart sunt:

- Implementarea fluxurilor automate de lucru cu cetățeanul, care să permită generarea, editarea, aprobarea și semnarea pe flux a documentelor fără a necesita tipărire sau chiar printuri succesive ale documentelor.

- Introducerea modalităților moderne de semnare documente: semnătura electronică calificată, sigiliu electronic calificat, semnătura la distanță paperless, identificarea video.

- Prin introducerea semnăturii electronice sperăm în reducerea și eliminarea pe cât posibil a hârtiilor folosite în gestionarea documentelor precum: certificate de atestare fiscală, certificate de urbanism, declarații fiscale, autorizații, notificări, decizii și multe altele.

- Comunicarea automată cu cetățeanul, notificări, generări și comunicări automate de documente, în funcție de fluxurile și serviciile furnizate.

Pe ce indicatori de performanță mizați pentru a demonstra eficiența soluțiilor propuse pentru a spori rata de adopție în rândul primăriilor, consiliilor județene, altor autorități?

Beneficiul va fi o Administrație Performantă și în final un Cetățean mulțumit. Astfel așteptăm un minim de:

- 20% mai puțin trafic la ghișeu și mai multă grijă pentru sănătatea angajaților și a cetățenilor;

- 100% acoperire legală cu semnătura electronică calificată;

- 100% certitudinea identității cetățeanului;

- 50% mai puțin timp alocat răspunsurilor;

- 50% mai multe documente procesate cu aceeași oameni;

- 100% centralizare și raportare în timp real a activităților prestate.

Propuneți autorităților locale CONCEPTUL DE GHIȘEU VIRTUAL 24/7. Detaliați cum funcționează acest concept și cum poate fi aplicabil în România.
Prin digitalizarea serviciilor ne așteptăm să realizăm un ghișeu virtual 24/7 fără program scurt, fără pauze de masa și fără bon de ordine/cozi. Ne gândim la numeroase beneficii pentru cetățeni, primării și comunitate, precum:

- Semnare documente online pe loc, fără dispozitive speciale și fără aplicații dedicate;

- Acces rapid la serviciile primăriei de oriunde și oricând (tabletă, telefon, calculator);

- Timp de răspuns la solicitare redus semnificativ;

- Mai puține drumuri și costuri (combustibil, parcări sau transport în comun);

- Mai puține drumuri = mai puțină poluare;

- Mai mult timp pentru activitățile productive și generatoare de taxe la bugetul local;

- Mai multa grijă pentru siguranța propriilor angajați prin limitarea interacțiunilor cu cetățenii;

- Optimizarea timpilor de răspuns către cetățeni și deblocarea situațiilor care necesită demersuri către primărie;

- Creșterea performanței actului administrativ și a nivelului de servicii către comunitate;

- Reducerea costurilor cu generarea, manipularea și stocarea documentelor pe hârtie;

- Semnătură calificată, echivalentă juridic cu semnătura olografă, pe toate documentele depuse de către cetățeni;

- Instituția primarului = principalul partener al comunității;

- Soluționarea online rapidă și în siguranță a nevoilor mediului privat;

- Un mediu privat mai performant = încasări mai mari la bugetul local;

- Mai puține cheltuieli cu drumurile către ghișeu (parcări, combustibil, etc) și mai mult timp pentru business și activitățile în familie.

Aveți un îndemn pentru primarii din România și pentru încurajarea parteneriatul public – privat pentru digitalizarea instituțiilor statului?
Eu cred sincer că, dacă până acum era considerată o simplă opțiune, ignorarea abordării „Smart City” și a „Digitalizării” în orice strategie locală, sau cu atât mai mult regională, constituie deja un handicap. Ne-am dori în acest spirit ca acele primării, direcții sau instituții de stat care au o viziune în care conceptul „Smart City” nu este doar o sintagma ce sună bine, ci un pas necesar, să ne invite într-un parteneriat (chiar și neformalizat) care să includă input-urile și viziunile noastre referitoare la cum vedem propria comunitate și România din această perspectivă. 
Discuția de astăzi am ajuns să o purtăm pentru că m-am lovit personal în timp de numeroși pași și timpi de așteptare în relația cu primăriile și direcțiile de taxe și impozite. Cred că se poate și îmi doresc să putem aduce mai multă claritate și eficiență în aceste procese cetățean - instituții - cetățean sau chiar în fluxurile interne din cadrul instituțiilor. În plus, nu mai avem timp să experimentăm, ci trebuie să optăm pentru soluții performante, validate cu succes în mediul privat. Iar în curând vom avea și bani europeni pentru digitalizare – una dintre axele prioritare de finanțare în noul exercițiu financiar european din perioada 2021 – 2027.

Contact: +40 213 118 840  | connect@archibus.ro  | archibus.ro 

 

Materialul a fost publicat în Revista Ghidul Primăriilor, Ediția de Vară 2021, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale.

Pentru a vizualiza online revista, click aici: https://bit.ly/2Uhk5bl

Pentru a comanda gratuit revista în format print, click aici: https://bit.ly/36IfoK0