Studiu de caz: Transformarea sistemului de gestionare la Chopstix, cu ajutorul ELIAN Solutions și a tehnologiei Microsoft

Studiu de caz Chopstix

Asociată cu mâncare chinezească autentică, rețeaua de restaurante Chopstix hrănește milioane de clienți în fiecare lună. De la deschiderea primului restaurant în 2008, Chopstix s-a dezvoltat permanent, ajungând astăzi la 26 de locații la nivel național și peste 300 de angajați. Complementar, Chopstix și-a extins prezența online, ajungând la consumatori prin intermediul celor mai cunoscute companii de livrare, precum Glovo, Tazz sau Bolt. Pentru a susține întreaga activitate, compania operează un depozit central în București, cu o suprafață de peste 600 mp.

Restaurantele Chopstix pun accent pe calitatea ingredientelor și respectarea cu strictețe a rețetelor, dar și pe o servire promptă de tip retail. Cu astfel de avantaje competitive, Chopstix a depășit o cifră de afaceri de 14,6 milioane euro și un profit de peste 3 milioane în 2022.

Provocări de business

Gestiunea unui singur restaurant poate fi făcută cu pasiune și timp, însă gestionarea a 26 generează cu totul alte provocări operaționale. Echipa Chopstix a resimțit tot mai acut această realitate pe măsură ce rețeaua s-a extins, iar activitatea a devenit tot mai complexă. De la asigurarea stocurilor de materii prime în fiecare locație, până la urmărirea granulară a indicatorilor economici, efortul de corelare și obținere a datelor devenise tot mai solicitant.

”Provocarea noastră este să păstrăm calitatea produselor și a serviciilor de vânzare, însă toate acestea sunt strâns legate de un nivel operațional performant. Avem nevoie ca toate locațiile să beneficieze de stocuri optime, timpul de așteptare să fie minim, iar structura de cost să fie una transparentă pentru a avea control asupra marginilor și impactul asupra profitabilității. Evident, avem nevoie de tehnologie pentru a putea gestiona corect și eficient rețeaua Chopstix.” - Nicoleta Ivan Administrator Chopstix.

În primii ani de activitate, Chopstix a utilizat un sistem de gestionare financiar-contabilă dezvoltat în România, dar care nu putea procesa eficient volumul tot mai mare de tranzacții. După ce compania a deschis cea de-a 20-a locație, echipa de management a înțeles că este nevoie de o schimbare, pentru a obține nivelul dorit de vizibilitate și control asupra activității. După discuții cu mai mulți furnizori și verificarea unor referințe locale, Chopstix a optat să colaboreze cu ELIAN Solutions pentru implementarea sistemului ERP Microsoft Dynamics. Ulterior, rezultatele pozitive ale proiectului au convins Chopstix să continue colaborarea cu ELIAN și pentru implementarea unui sistem de vânzare la nivel de restaurant și a unei soluții pentru gestionarea depozitului.

”Utilizam o soluție locala de gestiune, care însă după ce am depășit 20 de locații nu ai putea procesa eficient numărul mare de tranzacții. De asemenea, simțeam nevoia unui sistem integrat care sa ne ofere o imagine de ansamblu si un control mai bun asupra afacerii. În urma recomandărilor primite si a interacțiunilor directe, am optat să colaboram cu ELIAN Solutions pentru implementarea sistemului ERP Microsoft Dynamics Business Central, pe care ulterior l-am completat cu alte soluții pentru gestiunea operațională a restaurantelor si a depozitului central.” - Nicoleta Ivan, Administrator Chopstix.

În alegerea soluției propuse de ELIAN au contat în egală măsură amprenta internațională a soluției Microsoft Dynamics Business Central, cât si alinierea la specificul legislației fiscale locale și validarea în multiple implementări la companii românești de top.

Soluția

Chopstix a dezvoltat, cu ajutorul ELIAN Solutions, un sistem complet de gestionare, care acoperă atât procesele financiare, cât și cele operaționale la nivel de magazin și de depozit. Cele trei componente (sistem ERP, soluție POS pentru restaurante și soluție WMS) au fost personalizate de ELIAN pe cerințele specifice ale Chopstix și integrate la nivelul întregii companii.

Componente:

1. Sistem ERP Microsoft Dynamics Business Central pentru gestionare operațională și financiară

Soluția propusă de ELIAN a implicat customizarea avansată a sistemului ERP Microsoft pentru a acoperi cât mai bine specificul activității Chopstix. În cadrul sistemului au fost definite liste de furnizori și nomenclatoare de produse (produse finite, mărfuri, piese de schimb, materii prime, consumabile) cu nivel ridicat de detaliere, care să permită o gestionare cât mai exactă. Pentru zona de producție au fost definite peste 50 de rețete de preparare (liste de materiale) cu descărcarea automată din gestiune a cantităților necesare pentru fiecare ingredient utilizat. De asemenea, a fost realizat un modul dedicat gestionării prețurilor de vânzare și a promoțiilor, pe categorii de produse, intervale de timp și locații.

Sistemul a fost integrat cu multiple platforme online de tip delivery (Tazz, Glovo, Bolt). Toate datele operaționale sunt procesate în cadrul modulului Financiar-contabil și alocate pe conturi și centre de cost/profit definite la nivel de restaurante, livrări online, sediu, bucătărie, call center, depozit. Nivelul granular al înregistrărilor contabile permite obținerea ușoară a unui număr mare de rapoarte necesare atât în relație cu autoritățile (inclusiv declarația D407 SAF-T), cât și pentru utilizare internă de către management. În această categorie, au fost predefinite rapoarte pentru analiza vânzărilor (locații, intervale de timp, produse, furnizori), alocare cheltuieli pe autoturisme, centre de profit și pierdere, solduri contabile, alocare dividende etc.

Sistemul ERP include și facilități pentru gestionarea contractelor de chirie pentru restaurante și a parcului auto, cu o evidență detaliată a tuturor datelor (fișe tehnice asigurări, documente ITP, avize sanitare, carduri de combustibil etc).

2. Soluție Retail POS pentru gestionarea efectivă a vânzărilor la nivel de restaurant

Pentru gestionarea efectivă a operațiunilor de vânzare și casierie la nivel de restaurant, Chopstix a implementat o soluție de tip POS dezvoltată de ELIAN Solutions. Soluția permite înregistrarea plăților și încasărilor atât pentru produse definite individual (porții), cât și pentru pachete. Soluția POS a fost integrată cu sistemul ERP și astfel sunt importate automat vânzările pe locații, achizițiile de marfă și bonurile de consum pentru descărcarea automată a gestiunii.

3. Modul Logistic - Depozit pentru procesarea notelor de recepție, livrări și inventariere stocuri

Soluția pentru gestionarea depozitului dezvoltată de ELIAN Solutions pentru Chopstix oferă următoarele funcționalități:

· Gestiunea comenzilor achiziție marfă, cu stocuri de siguranță la nivel de produs

· Recepționarea fizică în baza codurilor de bare, atât în depozitul central cât și la nivelul restaurantelor, cu facilități de validare și aprobare de către responsabili

· Expedierea documentelor justificative (factura, NIR, bonuri recepție) către departamentul financiar-contabil

· Inventariere stocuri prin scanare cu evidențiere pe categorii de produse, loturi, locații și date de expirare

· Comenzi de transfer al stocurilor de la depozitul central către bucătăria centrală sau restaurante

· Planificarea livrărilor către magazine în funcție de gradul de încărcare al flotei de mașini

· Gestiunea retururilor de marfă, inclusiv pentru produse expirate sau neconforme

· Facilități pentru gestionarea produselor expirate, cu opțiuni de etichetare și izolare separate și picking list dedicat.

”Am dezvoltat o relație de calitate cu echipa ELIAN Solutions și beneficiem de servicii prompte indiferent de solicitare, de la deschiderea unui nou restaurant la implementarea SAF-T. Sunt un partener pe care te poți baza în găsirea unei rezolvări la orice problemă” - Nicoleta Ivan, Administrator Chopstix.

Beneficiile raportate

Chopstix a făcut un pas mare către digitalizare prin implementarea sistemului integrat de gestionare propus de ELIAN Solutions. Soluția asigură vizibilitate crescută asupra activității și control operațional deplin. Chopstix administrează separat fiecare restaurant sau canal de vânzare online pentru un control cât mai granular, dar totodată consolidează toate datele la sediul central pentru a avea o viziune de ansamblu asupra afacerii. Astfel, pot fi luate decizii care îmbunătățesc activitatea unei anumite locații, dar și decizii care vizează întreaga companie.

”Un avantaj important al sistemului ERP Microsoft este nivelul ridicat de granularitate a înregistrărilor. Am putut astfel dezvolta un sistem de gestionare foarte detaliat, care, prin datele înregistrare, să ne ofere transparența și tratabilitatea dorită asupra activității. Practic, putem susține orice decizie de business cu date reale, nu presupuse.” - Nicoleta Ivan, Administrator Chopstix.

Alte beneficii:

Trecerea la o gestionare individuală pentru fiecare restaurant și canal de livrare și consolidarea facilă a tuturor datelor la nivelul sediului central.
Optimizarea și personalizarea campaniilor de promovare în baza datelor reale obținute la nivel de magazin.
Control mai bun asupra politicii de prețuri, printr-o evaluare mai bună a costurilor de producție și a marginilor de profit aferente.
Acces la rapoarte manageriale extinse pentru activități pe cele mai diversificate criterii, de la vânzări în funcție de zonă (restaurante în oraș față de restaurante în clădiri de birouri) până la cele mai bine vândute produse.

”Sistemul oferă acces în timp real la rapoarte complexe asupra activității. Cu Microsoft Dynamics, un raport financiar de Profit și Pierdere (P&L) pentru o locație specifică este obținut printr-un click, în timp ce cu sistemul anterior dura cel puțin o zi compilarea tuturor datelor necesare.” - Nicoleta Ivan, Administrator Chopstix.

Asigurarea continuității în aprovizionarea cu materii prime prin activarea de alerte în funcție de nivelul stocurilor, evoluția prețurilor la nivel de furnizori, disponibilitate și livrare etc.
Consolidarea politicii de achiziții prin identificarea și corelarea consumului pe multiple locații, ceea ce a permis negocierea cantităților și prețurilor.
Monitorizarea atentă a volumului de ambalaje și ulei uzat generate în restaurantele Chopstix pentru o raportare facilă către autoritățile de mediu.
Reducerea timpului de așteptare în restaurante prin simplificarea procesului de vânzare.
Vizibilitatea completă și gestionarea unitară asupra stocurilor, echipa Chopstix având posibilitatea să mute facil stocurile între diversele locații în funcție de necesități.
Suport prompt pentru depășirea oricăror actualizări ale legislației fiscale și pentru adoptarea unui sistem nou de raportare în relație cu ANAF, precum SAF-T și RO e-Factura.
Optimizare a modului de gestionare a flotei auto și creșterea nivelului de disponibilitate a mașinilor.

Citate Nicoleta Ivan, Administrator Chopstix

”Sistemul ERP Microsoft ne ajută pe toate planurile, de la planificare și bugetare până la consolidarea comenzilor de achiziții. Activitatea noastră s-a îmbunătățit semnificativ după implementarea soluției Microsoft și nu cred că am mai putea lucra fără ajutorul tehnologiei.”

”Utilizarea sistemului ERP Microsoft și colaborarea cu ELIAN Solutions ne ajută să ne dezvoltăm și să devenim un lider pe piața de food din România.” - Nicoleta Ivan.

Studiul de caz online: https://www.ELIAN-solutions.ro/referinte/studii-de-caz/transformarea-sistemului-de-gestionare-la-chopstix-cu-ajutorul-ELIAN-solutions-si-a-tehnologiei-microsoft/

Ia legătura cu un consultant ELIAN: https://www.ELIAN-solutions.ro/despre-noi/contact/

Studiu de caz: Transformarea sistemului de gestionare la Chopstix, cu ajutorul ELIAN Solutions și a tehnologiei Microsoft

Definire și achiziție mijloace fixe în ERP Business Central

Rezultate financiare ELIAN Solutions pentru anul 2024 - Comunicat de presa

Raportarea Financiară în ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central

Soluțiile ERP pentru Primării: Cheia eficientizarii și transformării digitale a administrației publice

ELIAN Solutions raportează rezultatele semestriale și își propune planuri ambițioase pentru a doua jumătate a anului 2024

Ce este transformarea digitală?