Autor articol: Avocat Novac Laura Adina, SCA Ionescu & Novac 

Este cu adevărat valabil un contract semnat online?

În acest articol ne propunem să răspundem concret și aplicat la această întrebare, explicând ce spune legea, care sunt diferențele dintre tipurile de semnături electronice și cum îți poți proteja interesele atunci când închei contracte în format digital.

Legislația română a evoluat pentru a reglementa utilizarea semnăturilor electronice și a contractelor încheiate prin mijloace electronice, aliniindu-se la standardele europene și internaționale.​

 

Cadrul legal aplicabil
Principalele acte normative care reglementează semnătura electronică și contractele online în România sunt:​

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea: Această lege a abrogat anteriorul cadru legislativ reprezentat de Legea nr. 455/2001 și a introdus reglementări actualizate privind utilizarea semnăturilor electronice și a serviciilor de încredere. ​
Regulamentul eIDAS – Regulamentul (UE) nr. 910/2014 – Este direct aplicabil în România, fiind un regulament european, și reprezintă baza legală a semnăturii electronice în toate statele membre ale UE.
Codul civil, Codul muncii și Codul de procedură civilă – reglementează efectele juridice ale semnăturii electronice în practică.
Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic: Reglementează aspectele legate de încheierea contractelor prin mijloace electronice și stabilește condițiile în care acestea sunt considerate valide. ​
Pentru a înțelege mai bine implicațiile acestor reglementări, vom analiza prevederile relevante și modul în care acestea influențează procesul de semnare electronică a contractelor.​

 

Ce este semnătura electronică și de câte feluri este?
Conform legislației românești, există mai multe tipuri de semnături electronice, fiecare având un nivel diferit de securitate și recunoaștere legală:​

1. Semnătura electronică simplă: (de exemplu, un nume tastat la finalul unui e-mail sau o bifă într-o platformă online) este valabilă doar dacă părțile o acceptă și nu există o cerință legală expresă privind forma scrisă.

 

2. Semnătura electronică avansată: Această semnătură oferă un nivel ridicat de securitate. Este creată cu un software sau o platformă care leagă semnătura în mod unic de semnatar, permite identificarea acestuia, garantează că semnatarul a controlat procesul de semnare și semnalizează orice modificare ulterioară a documentului semnat. Este considerată validă și poate fi admisă în instanță, dar nu este, din punct de vedere legal, echivalentă cu semnătura olografă. Judecătorul va analiza dovezile contextuale: identificarea semnatarului, traseul semnării, acordul părților etc.

 

3. Semnătura electronică calificată: Este o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (de exemplu, token criptografic), se bazează pe un certificat calificat pentru semnături electronice și este verificabilă printr-un registru public oficial.

Este cel mai înalt nivel de semnătură electronică, emisă de un furnizor calificat de servicii de încredere si este echivalentă legal cu semnătura olografă, conform Regulamentului eIDAS și a Legii nr. 214/2024.

 

Este legal un contract semnat electronic? Răspunsul scurt: DA, cu condiții.
Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic stabilește că un contract încheiat prin mijloace electronice nu poate fi refuzat ca probă doar pentru că este în formă electronică. Astfel, contractele semnate electronic au aceeași forță juridică ca și cele semnate pe hârtie, cu condiția utilizării unei semnături electronice avansate sau calificate.​

 

Este important de menționat că, pentru anumite tipuri de contracte, legea poate impune cerințe specifice privind forma sau tipul de semnătură necesar. De exemplu, în cazul contractelor de muncă, utilizarea semnăturii electronice calificate este recomandată pentru a asigura conformitatea cu prevederile legale. ​

 

Exemple de documente care trebuie semnate cu semnătură calificată: CIM (contract individual de muncă), Acte juridice în relația cu instituții publice (ANAF, Registrul Comerțului, ONRC, CNAS etc.), Cereri adresate instanțelor sau parchetelor (în format digital), Declarații fiscale sau documente contabile transmise electronic, Participarea la licitații publice (SEAP, SICAP) – documentele depuse digital, Contracte încheiate în cadrul proiectelor cu fonduri europene, unde se cer garanții formale de semnătură, etc.
 

Exemple în care e suficientă o semnătură avansată: Contracte comerciale între societăți private, Contracte de colaborare între freelanceri și companii (IT, marketing, consultanță etc.), Acorduri de confidențialitate (NDA) între persoane juridice, Contracte de prestări servicii sau comenzi recurente (B2B), Comenzi/contracte cu clauze standard, acceptate bilateral într-un sistem digital de încredere, Procese verbale de predare-primire, devize de lucrări, Acceptarea condițiilor generale de furnizare a unui serviciu profesional, Contracte de închiriere sau rezervare, între persoane de bună-credință, Anexe sau modificări la contracte deja semnate, dacă părțile sunt de acord, etc.
 

Ce se întâmplă dacă cineva contestă un contract semnat electronic?
O situație frecventă în practică este aceea în care una dintre părți încearcă să conteste valabilitatea unui contract semnat electronic, afirmând că nu l-a semnat personal, nu și-a dat acordul sau semnătura folosită nu e una autentică sau nu o reprezintă.

În astfel de cazuri, sunt analizate mai multe aspecte, in special tipul de semnătură folosit și modul de identificare a semnatarului.

Dacă ai folosit o semnătură calificată, legea (Legea nr. 214/2024, art. 12 alin. 2) stabilește clar: „Semnătura electronică calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă.”

Asta înseamnă că, în instanță, un contract semnat calificat este prezumat a fi valabil, iar sarcina probei revine celui care contestă.

În schimb, în cazul unei semnături electronice simple, instanța va analiza contextul semnării, dovezile din jurul contractului (e-mailuri, IP, marcă temporală, comportamentul ulterior al părților etc.) și nu există o prezumție automată de validitate.

 

Recomandările avocatului: ce trebuie să faci ca să fii acoperit legal
Pentru a asigura validitatea și securitatea contractelor semnate electronic, se recomandă:

Utilizarea semnăturii electronice calificate: Aceasta oferă cel mai înalt nivel de recunoaștere legală și securitate.​
Verificarea conformității cu legislația specifică: Asigurați-vă că tipul de semnătură utilizat este acceptat pentru tipul de contract încheiat.​
Păstrarea probelor: Stocați în siguranță contractele semnate electronic și dovezile asociate procesului de semnare.​

În concluzie, utilizarea semnăturii electronice în încheierea contractelor online este bine reglementată în România, oferind un cadru legal clar și sigur pentru părțile implicate.
Sursa: Ionescu & Novac Societate Civilă de Avocați