În sistemele ERP sau în aplicaÈ›iile de contabilitate este necesar să existe un control al perioadei în care se pot înregistra tranzacÈ›iile contabile. Pentru majoritatea programelor de contabilitate există o procedură prin care se ”închide” o perioadă de înregistrare – de obicei luna, iar utilizatorii nu mai pot înregistra ”în urmă” decât prin redeschiderea perioadei.
Și în sistemul ERP Dynamics Business Central există un mecanism care limitează perioada de înregistrare, dar care asigură È™i o flexibilitate pentru utilizatori. Pentru controlul perioadei de înregistrare putem seta un interval de înregistrare general, valabil pentru toÈ›i utilizatorii, sau putem seta intervale personalizate, aplicabile fiecărui utilizator.
Intervalul perioadei de înregistrare se poate în cadrul paginii ”Parametrizare contabilitate”, pagină ce poate fi accesată cel mai uÈ™or folosind funcÈ›ia de căutare:
În această pagină, pe secÈ›iunea ”General” există câmpurile ”Se permite înregistrare de la” È™i ”Se permite înregistrare la”, câmpuri care definesc intervalul de date între care sunt permise înregistrările contabile. De obicei, intervalul definit e chiar luna curentă.
După ce s-a realizat această parametrizare, în cazul în care se încearcă înregistrarea în afara intervalului, sistemul va genera un mesaj de eroare. În imaginea de mai jos aveÈ›i o exemplificare – eroarea apăruta la încercarea de înregistra o factură de cumpărare la o dată din afara intervalului de înregistrare:
După ce s-a realizat această parametrizare, în cazul în care se încearcă înregistrarea în afara intervalului, sistemul va genera un mesaj de eroare. În imaginea de mai jos aveÈ›i o exemplificare – eroarea apăruta la încercarea de înregistra o factură de cumpărare la o dată din afara intervalului de înregistrare:
Aici putem selecta utilizatorii definiÈ›i în sistem È™i le putem stabili intervale de înregistrare în contabilitate. Intervalul de înregistrare definit în această pagină prevalează asupra celui din fereastra ”Parametrizare contabilitate”. Asta înseamnă că, dacă un utilizator nu este definit aici, se va folosi intervalul din fereastra ”Parametrizare contabilitate”. În aceste condiÈ›ii, putem crea o politică de înregistrare prin care toÈ›i cei care realizează tranzacÈ›ii în mod curent vor înregistra conform intervalului din ”Parametrizare contabilitate”, iar cei care trebuie să realizeze corecÈ›ii/înregistrări în afara perioadei contabile curente, vor avea intervalul de înregistrare definit în ”Parametrizare utilizator”.
Recomandarea noastră este să stabiliÈ›i de la bun început o politică privind drepturile de înregistrare în contabilitate ale utilizatorilor, astfel încât să minimizaÈ›i erorile de operare, dar să vă È™i asiguraÈ›i că pot înregistra corecÈ›ii asupra perioadelor contabile trecute doar cei îndrituiÈ›i să o facă.
ELIAN Solutions este parte a Bittnet Group, activând de 16 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de 80 de angajaÈ›i È™i un portofoliu de peste 180 de clienÈ›i, ELIAN Solutions este unul dintre cei mai importanÈ›i parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
Află mai multe despre Microsoft Dynamics 365 Business Central și discută cu un consultant ELIAN: https://www.elian-solutions.ro/despre-noi/contact/.
