Analiza arhivei: se stabilesc tipurile de documente si schemele de indexare, numarul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea in care acestea se preiau din arhiva fizica, pe grupe de documente si departamente de arhivare: contabilitate, productie, resurse umane etc.

Modelarea schemelor: se realizeaza modelele logice in aplicatia de captura si, daca este cazul unui import de date, in aplicatia de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate cu cele reale.

Pregatire pentru scanare: decapsarea documentelor, inlaturarea prafului (daca este cazul), ajustarea si indreptarea paginilor astfel incat acestea sa aiba forme regulate si plane pentru scanare.

Scanarea documentelor - in formatul validat impreuna cu beneficiarul.

Indexare: documentele obtinute in urma scanarii sunt indexate automat sau de catre operatori, completandu-se pentru fiecare tip de document schema de indexare stabilita cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

Reconstituirea arhivaei fizice: documentele sunt readuse in forma si ordinea originala (bibliorafturi, dosare, etc.), pentru a fi returnate beneficiarului in forma originala sau imbunatatita.