Interviu cu Adrian Dinu, CEO, CREASOFT: „Instituțiile de stat își fac inventarele anuale mult mai corect decât firmele private”

Adrian Dinu este fondatorul și CEO-ul grupului CREASOFT ( creasoft.ro), care dezvoltă soluții software și hardware (pontaj, soluții de inventar, monitorizare vendomate etc.). Are o experiență de aproape două decenii în antreprenoriat, în diverse business-uri care îmbină soluțiile software cu echipamentele hardware. În 2018 a avut și primul exit important: a vândut SAS Grup (alarma.ro), companie de monitorizare GPS a flotelor auto către Arobs Transilvania.

Adrian Dinu consideră că liderii din instituțiile publice sunt mai disciplinați decât reprezentanții firmelor private în ceea ce privește realizarea inventarelor de bunuri anuale.

De ce este inventarul o preocupare pentru instituțiile publice?

Mulți dintre managerii din sectorul public, pentru că sunt mai bine informați în legătură cu schimbările legislative decât cei din privat, știu că inventarierea este o obligație anuală, prevăzută în legea contabilității. Situația este explicabilă mai ales că, în fiecare an, în instituțiile publice se face un audit riguros.

Ce bunuri se inventariază?

De la scaune, mese, căști, monitoare, laptopuri, până la frigider și espresoare de cafea. Orice bun este achiziționat de un angajator din bugetul său, instituție publică sau companie, trebuie inventariat. Am observat că în instituțiile publice liderii sunt mult mai disciplinați decât reprezentanții firmelor private în ceea ce privește inventarele. Îmi amintesc o situație în care într-o instituție publică un angajat dorea să arunce un scaun de birou care s-a rupt (între timp primise altul), iar șeful lui a avut inspirația să îl oprească, iar scaunul rupt a ajuns în depozitul organizației. Motivul? Trebuie să justifici Curții de Conturi lipsa acelui scaun în caz de control, altfel poți fi acuzat că l-ai furat. 

Ce riscă o instituție care nu își face inventarul?

În primul rând, inventarierea activelor fixe atât în mediul public cât și în mediul privat reprezintă o obligație ce este prevăzută în legea contabilității. Asta presupune ca instituția să aibă o listă clară cu bunurile ce depășesc 2.500 RON (fără TVA) ce sunt date în posesia angajaților, pentru a le trece prin cheltuieli de amortizare lunară. Un inventar corect al activelor fixe duce la o eficientizare a costurilor și o estimare bugetară mult mai eficientă pentru achiziții. Organizațiile care nu au un inventar la zi riscă amenzi de până la 5.000 RON.

Cât de dificilă este inventarierea actuală în primării?

În primării este cu atât mai importantă inventarierea întrucât vorbim de bunuri ce au fost achiziționate sub un buget de stat. Procesul de a lua în evidență mijloacele fixe este de regulă manual, ceea ce poate lăsa loc de erori umane în gestiune. În același timp implică și timp alocat de către un angajat care s-ar putea ocupa de lucruri mai importante în loc de sarcini repetitive.  În cazul unei anchete, orice eroare în gestiunea bunurilor unei primării poate genera probleme mari. De exemplu, faptul că un banal scaun nu apare în inventar poate atrage după sine nu doar o amendă, dar poate cauza și daune reputațională în cazul unui control. Astfel, o chestiune relativ banală precum inventarul poate mijloacelor fixe într-o primărie poate avea costuri mai mari decât bunul “pierdut” sau “dispărut”.

Care sunt mijloacele moderne de inventariere?

Cele care folosesc cele mai noi tehnologii, iar CREASOFT a dezvoltat un astfel de produs, pe care l-a lansat în ianuarie 2022. Soluția de inventory management creată de Creasoft are mai multe funcții, printre care se află etichetarea și inventarierea bunurilor cu ajutorul codurilor QR, importul de date din inventarele anterioare (din fișiere de tip Excel sau baze de date de tip ERP), realizarea raportului de inventar și stocarea datelor în Cloud (Microsoft Azure).

Interviul a fost publicat în Revista Ghidul Primăriilor, Ediția Specială, Aprilie 2022, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale.

Pentru a vizualiza online revista, click aici: https://bit.ly/37eqYjM

Pentru a comanda gratuit revista în format print, click aici: https://bit.ly/3HvsStT